Biasanya, jika kita copy (CTRL+C) suatu cell/range pada Excel, kita dapat langsung mem-paste nya dengan menggunakan shortcut Paste (CTRL+V) secara langsung, atau bisa juga dengan cara klik toolbar Paste yang diletakkan di sebelah kanan shortcut Copy.
Namun, sebenarnya terdapat banyak variasi dalam mem-paste suatu cell/range ini. Coba saja kita copy suatu cell/range, lalu klik menu Edit à Paste Special. Maka akan muncul kotak dialog Paste Special. Pada kesempatan ini, marilah kita pelajari lebih dalam mengenai Paste Special Excel ini.
Pada pilihan paste ini, terdapat beberapa pilihan yang dapat kita gunakan, yakni:
- All, pilihan ini akan mem-paste seluruh data yang dicopy berikut dengan isi, validasi dan format yang sama dengan sumbernya.
- Formulas, hanya mem-paste formula saja, tanpa memperhatikan format, validasi maupun isi data yang dicopy. Isi formula dalam Excel dapat terlihat pada formula bar yang di sebelah kirinya terdapat tulisan fx.
- Values, hanya mem-paste nilai/hasil dari suatu cell. Maksudnya, jika dalam suatu cell berisi rumus: = A1 * A2 ; dimana nilai/hasilnya adalah 1000, maka yang di-paste adalah hasil dari rumus tersebut, yakni 1000. Sedangkan formulanya tidak ikut di-paste. Cara ini sangat cocok untuk keperluan melihat data hasil rumus dengan data berasal dari berbagai sumber link file Excel, sehingga kita tidak perlu lagi update linknya lagi.
- Formats, hanya mem-paste jenis/format cellnya. Untuk mengetahui format suatu cell/range, terdapat pada menu Format à Cells.
- Comments, hanya mem-paste comment (komentar/keterangan) pada suatu cell/range. Untuk mengetahui comment suatu cell, bisa diakses pada menu Insert à Edit Comment.
- Validation, hanya mem-paste validasi (batasan) pada suatu cell/range. Untuk mengetahui validasi suatu cell, bisa diakses pada menu Data à Validation.
- All except borders, digunakan utnuk mem-paste seluruh isi cell/range, tapi mengabaikan bordernya (garis/bingkai).
- Column widths, hanya mem-paste lebar suatu kolom, tanpa mem-paste data dan lainnya.
- Formulas and number formats, sama seperti pilihan Formulas di atas, hanya saja pada pilihan ini, format number sell/range yang di-copy ikut di-paste juga.
- Values and number formats, sama seperti pilihan Values di atas, hanya saja pada pilihan ini, format number sell/range yang di-copy ikut di-paste juga.
- None, digunakan untuk mempaste tanpa menyertakan suatu operasi matematika dasar tertentu. Terdapat 4 jenis operasi matematika dasar, yakni penambahan (add), pengurangan (subtract), perkalian (multiply) dan pembagian (divide).
- Add, digunakan untuk mempaste cell/range dengan menyertakan operasi penambahan. Dengan demikian, data yang di-copy akan dijumlahkan terlebih dahulu dengan data pada cell/range tujuan. Sebagai contoh, jika kita akan meng-copy data pada cell A1 yang bernilai 2 ke cell A2 yang bernilai 10, maka saat dipaste akan menghasilkan nilai 12, karena 10 + 2 = 12.
- Subtract, digunakan untuk mempaste cell/range dengan menyertakan operasi pengurangan. Dengan demikian, data yang di-copy akan dikurangkan terlebih dahulu dengan data pada cell/range tujuan. Sebagai contoh, jika kita akan meng-copy data pada cell A1 yang bernilai 2 ke cell A2 yang bernilai 10, maka saat dipaste akan menghasilkan nilai 8, karena 10 – 2 = 8.
- Multiply, digunakan untuk mempaste cell/range dengan menyertakan operasi perkalian. Dengan demikian, data yang di-copy akan dikalikan terlebih dahulu dengan data pada cell/range tujuan. Sebagai contoh, jika kita akan meng-copy data pada cell A1 yang bernilai 2 ke cell A2 yang bernilai 10, maka saat dipaste akan menghasilkan nilai 20, karena 10 x 2 = 20.
- Divide, digunakan untuk mempaste cell/range dengan menyertakan operasi pembagian. Dengan demikian, data yang di-copy akan dibagi terlebih dahulu dengan data pada cell/range tujuan. Sebagai contoh, jika kita akan meng-copy data pada cell A1 yang bernilai 2 ke cell A2 yang bernilai 10, maka saat dipaste akan menghasilkan nilai 5, karena 10 : 2 = 5.
Pilihlah ini jika cell/range yang ingin Anda copy paste mengabaikan cell/range pada sumber yang di-copy yang tidak berisi nilai apa-apa (blank/kosong). Jadi yang akan di paste hanya cell/range yang ada nilainya saja, sedangkan yang kosong tidak ikut di paste.
Ini adalah fasilitas yang sangat penting. Ia berguna untuk meng-copy lalu mem-paste cell/range dengan membalik susunannya, yakni dari posisi baris menjadi posisi kolom, atau sebaliknya. Sebagai contoh, katakanlah kita mempunyai kumpulan beberapa data item sebagai berikut:
- A
- B
- C
- dan seterusnya, misal sampai 100 item
Kemudian kita ingin agar 100 item tersebut dicopy, namun inginnya, saat di paste ia harus berubah menjadi judul kolom, yakni menjadi horizontal, bukan vertikal lagi. Maka gunakanlah fasilitas ini, sehingga hasilnya akan menjadi sebagai berikut:
Digunakan untuk mempaste data dengan menyertakan sumber linknya, misalnya =[Book1]Sheet1!$A$1.
.:: ExcelWeb ::.